Конструктор e-mail

Видео «Рассылки в КБ»

Урок из курса "Первые шаги в CRM". Ссылка на курс

Описание

CRM система «Клиентская база» обладает встроенным функционалом для отправки писем, в том числе массовых рассылок.

Для успешной отправки писем необходимо настроить SMTP подключение или воспользоваться уже имеющимся (подробнее читайте далее).

SMTP подключение - это почтовый ящик, через который программа будет отправлять письма.

Если Вы используете SaaS-версию программы, то сервер для рассылки писем уже настроен и готов к работе. Если же Вы используете локальную, либо web версию программы, либо на SaaS-аккаунте хотите добавить свой ящик для рассылки, то Вам будет полезен данный раздел документации.

Настройка SMTP подключения

Для того чтобы начать настройку сервера, Вам необходимо перейти в раздел «Настройки», далее в раздел «Рассылка».

Перейдите во вкладку «Параметры рассылки».

В данной вкладке можно

• добавить новый или отредактировать имеющийся адрес SMTP подключения,
• провести тестовую рассылку,
• посмотреть список отписавшихся.

Если у вас не настроено SMTP подключение или вы хотите добавить еще один адрес, нажмите на кнопку «Добавить адрес».

В большинстве случаев достаточно ввести e-mail адрес и пароль.

E-mail — введите адрес, от которого будет идти рассылка, например, info@mysite.ru.

Пароль — введите пароль для доступа к ящику для отправки писем. Т.е. это пароль, с помощью которого Вы подключаетесь к ящику через сайт или почтовую программу.

Для успешной работы рассылки через эти сервисы необходимо создать пароль для приложений и ввести его в настройки рассылки.

Пароли приложений для отправки писем через почтовый сервер

Пароль для внешнего приложения — это пароль, который нужно использовать для входа в аккаунт через почтовые приложения. Актуальные на сегодняшний день инструкции по настройке пароля для приложения находятся по ссылкам (рассмотрим три популярных сервиса):

• Ссылка на инструкцию для Gmail.com

• Ссылка на инструкцию для Yandex.ru

Пароль начнет действовать через 2–3 часа после его создания.

• Ссылка на инструкцию для Mail.ru

.

Дополнительные настройки SMTP

Для основных публичных почтовых серверов (таких как mail.ru, gmail.com, yandex.ru и др.) больше ничего настраивать не надо. Остальные значения настроек SMTP подставятся автоматически. В случае, если необходимы дополнительные настройки, нажмите на кнопку «Дополнительно». Ниже вы увидите заполненные настройки SMTP. Если есть необходимость, поменяйте их.

Логин — адрес, с которого будут отправляться письма. Обычно, соответствует адресу почтового ящика.

SMTP-сервер — адрес SMTP-сервера, через который будет отправляться письмо. В большинстве случаев соответствует следующей форме: smtp.адрес почтового провайдера. Т.е., например,smtp.mail.ru, smtp.yandex.ru, smtp.gmail.com и т.д.

SMTP-порт — почтовый порт, используемый сервером. В большинстве случаев, используется порт 465 при включенном SSL, либо порт 25 при отключенном SSL. Если не знаете какой порт указать, укажите 465 порт и включите SSL.

SMTP-безопасность — если используется отправка с использованием сертификатов безопасности SSL или TLS, то их необходимо указать здесь. Например, при использовании для отправки SMTP-порта 465, следует выбрать в данном пункт «ssl».

Разрешать подмену отправителя — включите данную опцию, если необходимо в адрес отправителя в письме вставлять адрес, отличный от адреса в логине. Эту опцию разберем подробно далее.

Разрешать подмену отправителя

Некоторые SMTP-серверы имеют возможность изменять адрес отправителя при использовании их в рассылке. Т.е. возможно отправлять письма, например, с адреса mymail@test.ru , при этом клиент будет видеть, что письмо пришло с адреса info@mysite.ru и, отвечая, он будет посылать письмо также на этот адрес. Если у SMTP-сервера такая возможность есть, то в настройке smtp-сервера в программе Клиентская база возможно ее включить, поставив галочку в поле «Разрешать подмену отправителя».

Большинство публичных почтовых серверов (такие как yandex, mail, gmail) запрещают отправлять письма от имени иного адресата, отличного от того, что задан в настройках smtp (поэтому данная опция для них скрыта). В этом случае адрес отправителя в шаблоне рассылки должен совпадать с адресом отправителя smtp, либо его можно оставить пустым (при рассылке подставится автоматом).

Если в настройках нет smtp-сервера с разрешенной подменой отправителя, то в адрес отправителя всех писем автоматически будет подставляться адрес, указанный в настройках текущего SMTP-сервера.

Рассмотрим шаблон рассылки

Зайдите в настройки таблицы, в которой нужно настроить шаблон рассылки.

Перейдите во вкладку «Шаблоны e-mail».

Далее нажмите на кнопку «Добавить шаблон» или зайдите в уже созданный шаблон.

Настройка шаблона рассылки

Шаблон содержит следующие настройки:

Название шаблона — введите название шаблона.

Тема письма — укажите текст, который будет отображаться в поле «Тема письма». Можно использовать переменные вида {$Название поля}.

Текст письма — заполнить «тело» письма. Можно использовать переменные, а также другие конструкции языка редактирования. Подробнее о синтаксисе языка можно почитать здесь.

Вставить в шаблон поле — добавьте, если нужно, поле в шаблон сообщения. Установите курсор на нужное место в шаблоне, выберите из списка поле, нажмите «Ок».

Вставить изображение — вставьте изображение в шаблон. Выберите файл с изображением, которое нужно добавить в шаблон. Затем нажмите «Загрузить». При выборе изображения с "Вставить как ссылку" появляется возможность кастомизировать его (например - установить ширину). Использовать с "img src={...}".

Адрес получателя — выберите поле, из которого нужно подставлять адрес получателя. Выбрать можно только из текстовых полей таблицы. Если в поле несколько e-mail адресов, разделенных запятой, то письма отправятся на все адреса.

Отправитель —

• фиксированный
• текущий пользователь
• из поля

Есть возможность отправлять письма клиентам с указанием адреса отправителя, отличного от адреса smtp подключения (например, вашего корпоративного почтового ящика в качестве адреса отправителя). С условием, что это позволяет почтовый сервер, от которого отправляются письма. Можно это сделать тремя способами.

1. Указать значение отправителя - «фиксированный» и добавить в поле «Адрес отправителя» ваш корпоративный email.
2. Указать значение отправителя - «текущий пользователь». Тогда в поле отправитель подставится значение e-mail из настроек текущего пользователя.
3. Указать значение отправителя - «из поля» и выбрать адрес отправителя из поля, в котором находится e-mail адрес.

В поле «Имя отправителя» добавить название, например название вашей компании. И в настройках рассылки разрешить подмену отправителя у текущего smtp-сервера.

Адрес отправителя — при настройке шаблона рассылки есть возможность указать другой адрес отправителя, чем тот, что указан в smtp подключении. Некоторые почтовые сервера запрещают отправлять письма от имени другого адресата. В этом случае в шаблоне необходимо оставлять поле отправителя пустым.

Имя отправителя — введите, от чьего имени будет написано письмо.

Дополнительные настройки шаблона

Вложенные файлы — выберите файл, который нужно прикрепить к письму, затем нажмите «Добавить». Стоит учесть, что у некоторых ящиков имеется ограничение на максимальный размер отправляемого письма.

Из поля — можно прикрепить к письму файл из поля типа файл.

Вложенные шаблоны — выберите шаблоны печати, которые нужно добавить к письму. Выбранные шаблоны печати будут отправлены в письме в качестве прикрепленных файлов. Прикрепленные шаблоны печати будут содержать данные записи, по которой происходит рассылка.

Лог рассылки — выберите поле, в которое будут записываться данные по всем проведенным рассылкам. Вы можете выбрать поле, в которое будут записываться данные по всем проведенным рассылкам. В этом случае при открытии записи вы будете видеть, когда и какие рассылки по ней были проведены.

Логи в подтаблицу — при включении данной опции в подтаблицу "Лог рассылок" будет записываться информация по данному шаблону.

Дата начала рассылки — выберите вариант отправки писем. Если установить «Сейчас», то после нажатия кнопки «Разослать» и выбора шаблона рассылка начнется сразу. Если установить «Выбрать дату и время», то после выбора шаблона появится окно, в котором можно задать дату и время начала рассылки. С помощью этого механизма можно, например, заранее подготовить рассылку с акцией или поздравлением.

Выполнять рассылку периодически по фильтру — выберите, по какому фильтру производить периодическую рассылку. Выберите, по какому уже созданному фильтру настроить периодическую рассылку. Затем настройте расписание (рекомендуется не чаще 1 раза в 30-60 минут, чтобы программа успела получить ответ от сервера о доставке смс).

Возможность отписаться — выберите, будет ли у получателя возможность отписаться от рассылки. Если поставить галочку в этом поле, то в отправляемых шаблонах рассылки появится ссылка, перейдя по которой, можно будет отписаться от всех отправляемых вами рассылок. После того как получатель отпишется от рассылки, будет выведено соответствующее уведомление в системе и отписавшийся попадет в соответствующий список.

Рассылка без дублирования адресов — отметьте, чтобы на один и тот же e-mail не отправлялось больше одного письма. Если в таблице может быть несколько записей с одинаковым e-mail, то стоит поставить эту галочку, чтобы при массовой рассылке по каждому адресу электронной почты было отправлено только одно письмо.

Кодировка писем — задайте кодировку письма, если это необходимо.

Рекомендации по уменьшению вероятности попадания рассылки в спам

Советы и рекомендации можете почитать в соответствующем разделе.

Визуальный html-редактор для шаблонов e-mail и шаблонов печати

Внутри шаблонов используется html-редактор, который является общим как для шаблонов e-mail, так и для шаблонов печати типа "html / pdf". Данный редактор использует синтаксис языка Smarty. В этот редактор можно добавлять также подтаблицы.

Ваши вопросы, замечания и предложения по данному шаблону оставляйте в комментариях. Мы обязательно ответим.

Удачных настроек!