Фильтры

Фильтр — это выборка информации по той или иной таблице с определенными параметрами.

Смотрите также другие видео из курса "Освоение настроек CRM системы".

Общая информация

Одним из преимуществ CRM программы является возможность создавать предустановленные фильтры.

Фильтры применяются, когда определенная выборка используется очень часто и каждый раз производить ее нецелесообразно.

Фильтр может выполняться по одному или нескольким параметрам.

Второе и не менее важное назначение фильтров — это ограничение доступа некоторым группам. К примеру, можно выдать доступ для менеджеров по логистике только к фильтру «Партнеры», а менеджерам по продаже только к фильтру «Клиенты» в таблице «Клиенты». Вы можете сами разрабатывать и создавать фильтры, необходимые именно вашему предприятию (либо редактировать предустановленные фильтры).

Создание и редактирование фильтров

1. Для начала зайдите в «Настройки» → “Конфигурация”

2. Выберите категорию, нажмите на название таблицы, в которой хотите создать фильтр

3. Затем перейдите в настройки фильтров и нажмите на кнопку «Добавить фильтр»

4. В новом открывшемся окне добавьте Имя фильтра, а также добавьте условие фильтра

5. Условие фильтра можно добавить двумя способами — в Режиме мастера и Режиме эксперта.

Режим Мастера

Режим Мастера позволяет добавить условие последовательно выбрав

А. По какому полю будет работать фильтр.

Б. Условие срабатывания фильтра

В. Значение для срабатывания

Например, в нашем случае, если мы хотим, чтобы по фильтру отображались только те счета, который выписал текущий пользователь, следует сделать следующее условие

ПОЛЕ "КТО ДОБАВИЛ" — "РАВНО" — "ТЕКУЩИЙ".

После того как мы составили нужное нам условие, нажимаем кнопку «Сохранить».

После этого можно добавить дополнительное условие, которое

• будет дополнять текущее условие (если выбрать знак «И») или
• будет ставить другое условие, по которому так же будет работать данный фильтр (если выбран знак «ИЛИ»)

В нашем случае мы, например, можем добавить условие, по которому будут отображаться все вчерашние незакрытые счета. Для этого построим следующее условие

«ОПЛАЧЕНО» «РАВНО» «0»

Если мы будем настраивать условие по полю типа "Дата/время", то справа от условия отображаются интуитивные подсказки на сегодняшнее число и текущее время. Ориентируясь по ним, легче определить, правильно ли задан необходимый временной интервал.

Также в условии фильтра можно использовать поля из подтаблиц. Однако работа с такими фильтрами при большом количестве записей может увеличить нагрузку на сервер.

Режим Эксперта

Режим Эксперта позволяет добавить условие фильтра вручную. Для добавления условия в этом режиме нужно обладать определенными знаниями в SQL.

Примеры

1. Допустим в таблице «Задания» нам нужно отобрать только те из них, которые в текущем назначались в этом месяце. Для этого в режиме эксперта необходимо добавить следующее условие Получаем такое условие:

month(`Дата добавления`) = month(curdate()) and year(`Дата добавления`) = year(curdate())

2. Допустим в таблице «Счета» вы хотите выделить для себя те из них, которые были сформированы накануне. Для этого в режиме мастера нужно создать следующее условие:

«Время добавления» «равно» «текущая дата» «-» «1» «дней»

Таким образом мы задаем условие, по которому будут отображаться все записи, время добавления которого меньше текущей даты на 1 день.

3. Допустим, нам необходимо отобрать из таблицы "Клиенты" компании, имеющие статус "Холодный" или "Начаnа работа", добавленные менее недели назад. Для этого в режиме мастера нужно задать следующие условия:

"Время добавления" "больше или равно" "текущая дата" "-" "7" "дней" И

("Статус" "равно" "Холодный" ИЛИ

"Статус" "равно" "Начата работа")

Дополнительные настройки

Не показывать фильтр в меню — если поставить галочку, фильтр не будет отображаться в таблице. Данная настройка используется при создании служебных фильтров, например, чтобы отобрать записи для отчета.

Отображать в скобках число записей — при включенной настройке в таблице рядом с названием фильтра выводится количество записей в нем.

Показывать справку — при включенной настройке в таблице при наведении курсора на название фильтра будут выводиться условия, по которым записи попадают в данный фильтр.

Скрыть кнопку добавления записи — при активном чек-боксе в фильтре будет не доступна возможность добавлять новые записи.

Возможность скрыть поля

Также при создании фильтра возможно указать поля, которые по нему будут скрываться. Например, бывает необходимо в едином справочнике хранить похожие товары, но с несколько разными характеристиками. Так, например, нерационально организовывать две отдельных таблицы для хранения информации о товарах: колбасы и булки. Так как значительная часть полей у них может быть общая. Например, дата прихода, цена, цена продажи, дата поступления и т.д. Но также у каждого из этих товаров могут быть поля, свойственные именно для этого товара. Например, для булки — сорт муки, а для колбасы — тип мяса. В данном случае абсолютно логично при редактировании информации о булке видеть поля, характеризующие именно булку, т.к. характеристики колбасы бессмысленны и могут только запутывать пользователя.

В данном случае вам необходимы фильтры: мучные изделия, мясные изделия. В фильтре мучные изделия мы будем скрывать поля, характеризующие колбасу, а в мясных изделиях — поля, характеризующие булку. Также полезным свойством является значение по умолчанию. Если у вас открыт фильтр "Мясные изделия" и вы добавляете новую строку, логично, что вы хотите добавить новый вид колбасы и тип изделия должен быть "мясной". В данном случае необходимо выставить значение по умолчанию для фильтра "Мясные изделия". Аналогичные действия необходимо проделать с фильтром мучные изделия.

Если в настройках фильтра для числового поля с автонумерацией (например, поля Номер в таблице Счета) установить значение по умолчанию, то при добавлении записи через этот фильтр будет производиться отдельная нумерация, не зависимая от основной нумерации в таблице. С помощью этого механизма, например, можно вести двойную нумерацию счетов для двух разных компаний в одной таблице. Для этого создайте фильтр для второй компании, в котором для поля Номер укажите, с какого числа должна начинаться автонумерация счетов для данной компании. И затем выписывайте счета на эту компанию, находясь в данном фильтре.

Группировка и сортировка по полю в фильтре

В настройках фильтров имеется возможность назначить поле, по которому в таблице будут группироваться данные. Причем эта группировка может отличаться от общей группировки, настроенной в таблице.

Эта возможность помогает лучше ориентироваться в таблице и нагляднее структурировать данные в ней. Например, если в таблице "Клиенты" записи группируются по полю "Менеджер", удобно в фильтре "Мои" группировать записи по типу или статусу.

Также есть возможность сортировки по определенному полю, отличающееся от заданного в общих настройках таблицы.

Вложенные фильтры

В программе имеется возможность создания вложенных фильтров. С помощью этого механизма можно объединять фильтры в группы и создавать подфильтры.

Чтобы создать вложенный фильтр, нужно в дополнительных настройках фильтра в поле "Вложить в" указать родительский фильтр.

При этом к условию вложенного фильтра будет добавлено условие родительского фильтра.

В режиме эксперта условие родительского фильтра обозначается как {parent}

В таблице фильтр, в котором есть вложенные фильтры, обозначается треугольничком рядом с названием фильтра.

Если кликнуть на название родительского фильтра, он раскрывается и его подфильтры становятся доступными.

У вложенного фильтра могут быть свои подфильтры. Можно создавать фильтры различной степени вложенности.

Фильтры, исключающие дублирование значений в поле

Настройка была разработана специально для облегчения работы менеджеров по оповещению клиентов (звонки, письма, рассылки).

Рассмотреть функционал фильтра по дубликатам можно на примере таблицы Заявки. Если здесь в фильтре Мои заявки исключить дубликат по названию (Название), то в таблице выведутся поля с единичными значениями названий фирм-клиентов. Повторяющиеся строки по названиям будут скрыты, но доступны в соседнем фильтре — Все, если эта же настройка фильтра не указана в нем. Таким образом, в поле отражается только первая (по ID) запись по фильтру.

Для включения данной возможности необходимо открыть нужный фильтр на редактирование. В разделе "Дополнительно" имеется поле "Исключить дубликаты по полю", в котором необходимо выбрать поле из таблицы, чье значение должно быть уникальным.