Почтовый модуль

Общая информация

«Почтовый модуль» предназначен для общения пользователей программы и клиентов путем переписки по E-mail. Получение входящих писем происходит по протоколу IMAP. Теперь вы можете фиксировать свою личную переписку, а также контролировать историю переписки с клиентами своих менеджеров, подключив корпоративный ящик. «Почтовый модуль» представлен в двух режимах: бесплатном и платном. Бесплатный режим имеет ограничение на количество подключаемых почтовых ящиков и количество исходящих/входящих писем в день: доступен 1 почтовый ящик, 3 входящих и 3 исходящих сообщения.

Основные возможности «Почтового модуля»

• подключение личного и/или корпоративного ящика;
• неограниченное количество выбора таблиц для отправки писем и привязки их к записям по e-mail адресам;
• выбор таблицы, в которой будут создаваться новые записи, в случае если не был найден текущий e-mail-адрес из входящего письма;
• загрузка с подключенного ящика старых писем;
• добавление своих предустановленных серверов, что позволяет производить быстрое подключение почтовых ящиков;
• добавление e-mail-адресов в черный список;
• отслеживание статуса письма: прочитано/не прочитано;
• добавление подписи для каждого подключенного ящика;
• отправка сообщений с вложенными файлами, а также управление ими (сохранять или нет);
• возможность помечать входящие письма как СПАМ;
• возможность помечать письма, на которые необходимо дать обязательный ответ.

Настройки и процесс работы «Почтового модуля»

Рассмотрим на примере, как происходит процесс активации и настройки модуля, а также саму его работу, отправку и обработку писем в программе.

1. Для того чтобы приступить к настройкам модуля, необходимо перейти в: «Настройки» - «Маркетплейс» - «Модули»» – «Почтовый модуль».

2. И нажать бегунок.

3. После включения модуля станут доступными его основные и дополнительные настройки, а также в верхней панели экрана появится соответствующая иконка письма, в которой будет отображаться счетчик входящих непрочитанных писем.

4. Настройки почтового модуля представлены в виде разделов:

• «Активация» (включение/выключение модуля);
• «Выбор таблицы»;
• «Почтовые ящики»;
• «Предустановленные сервера»;
• «Черный список»;
• «Доп. настройки».

5. В качестве первой настройки рассмотрим раздел «Почтовые ящики». Здесь мы видим список добавленных в программу почтовых ящиков. Нажимаем «Добавить».

Раскроются поля для ввода данных и регистрации ящика.

E-mail — введите адрес, от которого будет идти рассылка, например, info@mysite.ru.

Пароль — введите пароль для доступа к ящику для отправки писем. Т.е. это пароль, с помощью которого Вы подключаетесь к ящику через сайт или почтовую программу.

Для успешной работы рассылки через эти сервисы необходимо создать пароль для приложений и ввести его в поле "Пароль". Подробнее о паролях приложений читайте в разделе

И нажимаем «Сохранить».

6. После сохранения увидим статус регистрации ящика, список пользователей, кому доступен этот ящик (по умолчанию – пользователю, который его добавил), возможность удалить или отредактировать его. Также внизу есть кнопка «Проверить подключение» для проверки текущего статуса регистрации своих ящиков.

7. Нажимаем на редактирование настроек ящика и раскрываем вкладку «Дополнительно».

Здесь содержатся расширенные настройки ящика, такие как:

«Сохранять вложения» – возможность сохранять или не сохранять прикрепленные к письму файлы вложений;

«Проверять отправленные» – возможность проверять статус прочтения писем;

«Максимальное количество исходящих писем за сутки» – возможность задать определенное количество писем, доступных для отправки из базы за сеанс;

«Подпись» – возможность задать фиксированную подпись для писем, отправляемых с текущего ящика (как правило, основная контактная информация: ФИО, должность, название компании и т. п.);

«Создавать новые записи в таблице» – возможность задать из списка своих таблиц ту таблицу, в которой необходимо создавать новые записи из входящих писем, электронные адреса которых не были найдены в базе. После выбора конкретной таблицы отобразятся поля для выбора поля для e-mail, темы письма и самого сообщения.

«Имя отправителя» – возможность задать имя отправителя для ящика. То есть задать то, что будет отображаться в поле «От кого» во входящем письме адресату. К примеру, задать название компании или отдела. Если оставить его пустым, то в поле «От кого» будет отображаться имя пользователя, который отправлял письмо.

Помимо дополнительных настроек здесь также есть вкладка «Пользователи», в которой отмечаем галочками тех пользователей программы, кто будет иметь доступ к этому ящику и, соответственно, отправлять с него письма и просматривать почту.

8. Рассмотрим следующую вкладку настроек почтового модуля – «Выбор таблицы».

В данном разделе добавляются таблицы, которые будут связаны с почтой. То есть для таких таблиц автоматически будет сгенерирована подтаблица «Почта», в ней будут фиксироваться все письма (входящие/исходящие). Также из данных таблиц станет возможным осуществление отправки писем с добавленных ящиков.

По умолчанию, после активации «Почтового модуля» автоопределяются те таблицы, в которых имеются поля с e-mail-адресами (то есть происходит поиск по одноименным полям «E-mail»). В стандартной конфигурации это, соответственно, «Клиенты», «Сотрудники», «Фрилансеры», «Счета», «Наши сотрудники», «Работа с клиентами» и «Заявки».

При добавлении некоторой своей таблицы потребуется указать поле, в котором содержатся E-mail-адреса:

9. Далее переходим к рассмотрению вкладки «Предустановленные сервера».

Здесь добавляются настройки почтовых серверов, благодаря чему становится возможным быстрое добавление ящиков.

По умолчанию, после активации модуля автоматически формируется список предустановленных серверов, таких как mail.ru и его поддоменов — bk.ru, inbox.ru, list.ru; а также yandex.ru и gmail.com. Этот список вы можете пополнить и другими почтовыми серверами, на базе которых, к примеру, имеются ваши корпоративные ящики. Для этого нажимаем на кнопку «Добавить», после чего раскроется список полей для добавления своего сервера.

Поля портов уже проставлены по умолчанию, они стандартны.

Рассмотрим в качестве примера добавление почтового сервера rambler.ru. Вводим данные сервера:

И нажимаем «Сохранить». Таким образом мы включили в список еще один предустановленный сервер, параметры которого будут автоматически подставляться при добавлении и регистрации нового ящика с соответствующим именем сервера.

10. Во вкладке «Черный список» добавляются почтовые ящики, от которых нежелательно получать входящие письма. Нажимаем «Добавить» и вводим E-mail:

После сохранения в дальнейшем входящие письма от данного адресата будут игнорироваться и не будут приходить в программу.

11. Во вкладке «Доп. настройки» вы можете выгрузить письма из своих подключенных ящиков, задав конкретный период.

Выбираем из списка ящик, из которого хотим выгрузить письма, и указываем период:

Нажимаем «Выгрузить», после чего в таблицу «Почта» подтянутся все входящие письма за указанный период.

12. Итак, все необходимые настройки «Почтового модуля» мы произвели, сейчас можем перейти к рассмотрению его работы, а точнее, ознакомимся с отправкой писем из программы, получением входящих писем и вариантами их обработки.

В первую очередь рассмотрим отправку писем. Для этого переходим в одну из связанных с «Почтовым модулем» таблиц, в данном примере это будет таблица «Клиенты».

13. Открываем на просмотр запись о клиенте, которому хотим отправить письмо. Здесь в правой части в списке действий с записью есть доп. действие «Отправить письмо»:

14. Нажимаем на него, появится окно формирования письма, в котором отображаются следующие поля:

«Кому» – автоматически подтягиваются значения из поля E-mail текущей записи; «От кого» – выбирается из списка почтовый ящик, который добавлен в настройках модуля; «Тема» – вводится тема письма; «Текст сообщения» – вводится текст сообщения, с возможностью применить html-форматирование. «Вложения» – возможность прикрепить к письму файл.

15. После того как письмо сформировали, нажимаем на кнопку «Отправить». Письмо сразу отправляется адресату, и в подтаблице «Почта» появится новая запись с информацией об этом письме.

Адресату оно придет в следующем виде и следующего содержания:

То есть будет соответствовать заданным настройкам ящика и параметрам отправки из программы.

16. Рассмотрим получение входящих писем на подключенные ящики: с e-mail-адреса, который присутствует в связанной таблице с почтой, и с нового e-mail-адреса.

16.1 Входящие с известного e-mail-адреса. К примеру, пишем письмо с некоторой почты amaliya.iradova@mail.ru на ящик, который подключен в «Почтовом модуле»: pochtovik2@bk.ru. Указываем тему письма, вводим текст сообщения, к письму прикрепляем файл и отправляем его.

Через некоторое время (задание крона по подтягиванию входящих писем настроено на каждую минуту) в программе отобразится уведомление о входящем письме у всех пользователей программы, кто имеет к нему доступ. Если нажмем на данное уведомление, то перейдем к просмотру этого письма:

Здесь в правой части, в списке действий над письмом, помимо стандартных есть такие действия, как «Требует ответа» и «Ответить». Доп. действие «Требует ответа» позволяет отмечать письма, на которые необходимо обязательно дать ответ. После выполнения этого доп. действия данное письмо будет подсвечиваться красным цветом в таблице.

Доп. действие «Ответить» позволяет ответить на входящие письмо сразу по тому же механизму: открывается окно для формирования письма.

Так как e-mail-адрес, с которого пришло письмо, уже есть в базе в одной из связанных таблиц, то письмо прикрепится в подтаблице «Почта» по найденной записи.

16.2 Входящие с нового e-mail-адреса. В настройках «Почтового модуля» изначально указываем, в какой-таблице будут создавать новые записи, в нашем примере это т. Заявки, где для поля с темой письма выберем «Комментарии по заявке», для поля сообщения – «Текст заявки».

Далее пишем письмо с некоторой почты khalitova1992@list.ru на ящик, который подключен в «Почтовом модуле»: pochtovik2@bk.ru . Указываем тему письма, вводим текст сообщения, к письму прикрепляем файл и отправляем его.

Через некоторое время (задание крона по подтягиванию входящих писем настроено на __ минут) в программе отобразится уведомление о входящем письме у всех пользователей программы, кто имеет к нему доступ. Если нажмем на данное уведомление, то перейдем к просмотру этого письма:

В правой части в списке действий помимо стандартных, также отобразятся вышеупомянутые доп. действия «Требует ответа» и «Ответить».

Если перейдем в т. Заявки, мы увидим в списке записей таблицы созданную запись из полученного входящего письма по новому E-mail-адресу.

Таким образом выглядит процесс активации, настройки и работы с «Почтовым модулем».

Особенности настройки SMTP-сервера Gmail

Начиная с марта 2015 года, в настройках почтовых ящиков Gmail появилась опция "Доступ к аккаунту". Данная опция позволяет получать возможность использования Вашего почтового ящика сторонними приложениями. Если данная опция отключена, то программа "Клиентская база" не сможет использовать почтовый ящик Gmail в качестве SMTP-сервера, а при рассылке будет выводиться ошибка "SMTP error: Could not authenticate".

Для того, чтобы включить данную опцию, Вам необходимо перейти в настройки аккаунта, раздел "Безопасность".На странице найдите пункт "Ненадежные приложения, у которых есть доступ". Необходимо проставить переключатель в положение "Небезопасные приложения разрешены". После этого, Вам на почту придет письмо с информацией о проведенном изменении настроек аккаунта.

Особенности настройки почтового модуля с почтой Gmail

Данная опция также мешает простому добавлению ящика gmail в почтовый модуль. Если при корректном указании ящика и пароля модуль все равно показывает, что подключение недоступно (красный индикатор напротив ящика), то необходима дополнительная настройка со стороны Gmail.

1) При некорректном подключении должно придти письмо следующего вида:

2) Перейдя по кнопке «Посмотреть действия» и выделив нужно действие можно попасть на страницу со следующим уведомлением:

3) Раскрываем блок «Подробнее»:

4) Переходим по выделенной ссылке:

5) Активируем указанный бегунок. После этого действия нужно проверить подключение в почтовом модуле в КБ, индикатор должен стать зеленым:

Особенности настройки почтового модуля с почтой Yandex

Для пользователей почтового провайдера Yandex тоже нужно дополнительно настроить подключение.

Нужно указать почтовый провайдер в настройках почтового модуля:

После этого переходим в настройки Yandex:

1) Открыть настройки (шестеренка) и выбрать пункт «Личные данные...»

2) Перейти в раздел «Почтовые программы»

3) Включить чек-бокс «С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP

4) Включить чек-бокс «Портальный пароль»

5) Проверить подключение в почтовом модуле в КБ, индикатор должен стать зеленым

Ваши вопросы, замечания и предложения по данному разделу оставляйте в комментариях, мы обязательно ответим.

Удачных настроек!